Šta je sve potrebno za organizaciju događaja

Bez obzira na snažno dejstvo Marfijevih zakona i milion stvari na koje morate misliti, organizacija događaja zaista nije bauk! Prođite kroz ovu jednostavnu check – listu i podsetite se neophodnih stvari za organizaciju prosečnih studentskih događaja.

Svaki događaj je priča za sebe i ima sopstveni koncept, pa prema tome i jedinstvene zahteve. Ipak, postoje neke stvari kojih se u organizaciji događaja pridržavate šta god da je u pitanju. Stručnjaci iz agencije Evento naveli su neke od univerzalnih stvari koje su naročito bitne za studentsko organizovanje događaja.

Planiranje i organizovanje događaja

Ideja, koncept – šta želi da se postigne ovim događajem?

Pre nego što preduzmete konkretne korake, poput zvanja potencijalnih učesnika (i naročito marketinga!), važno je da do najfinijih detalja koncipirate vaš događaj.

Razmislite o tome šta želi da se poruči događajem koji želite da organizujete, i šta ćete komunicirati. U zavisnosti od toga, na sastancima sa svojim kolegama raspravite svaku ideju koja se javi i ne bojte se da budete originalni.

Ustanovite da li je u pitanju neka aktuelnost, ili možda kontroverzna tema – za neke događaje biće nužno da organizujete obezbeđenje, pa i pretres na ulazu.

Ova faza najviše će vam pomoći da odredite šta vam je neophodno kako bi događaj protekao u najboljem redu, i u skladu sa konceptom planirate sve ostalo!

Prigodan prostor i vreme za održavanje događaja

Kada ste spremni za konkretne korake, počnite od potrage za idealnim mestom za vaš događaj.

Da biste organizovali bilo šta u prostorijama fakulteta, uglavnom morate pripadati nekoj od studentskih organizacija konkretnog fakulteta, a dozvola se traži od dekana.

Proverite da li su prostorije koje primaju veći broj ljudi u to vreme dostupne, a onda tražite dozvolu za održavanje događaja. Za to ćete najverovatnije morati da predočite fakultetu kakav je događaj u pitanju i ko će gostovati, a možete i dogovoriti da se oslobode parking mesta za učesnike.

Ukoliko pravite događaj na nekom javnom prostoru, postarajte se da imate sve potrebne dozvole i imajte ih kod sebe na licu mesta, dok događaj traje. Ako je događaj u kafiću, restoranu ili nekom drugom mestu koje se plaća, proverite i šta je sve uključeno u cenu!

Pošto nakon konceptualizacije događaja imate okvirnu ideju koliko će ljudi prisustvovati i učestvovati, znaćete koliki i kakav prostor treba da bude. Pored toga, proverite i:

  • da li je gostima dostupan parking;
  • koje linije gradskog prevoza prolaze kod mesta događaja;
  • vremensku prognozu na dan događaja (ako je na otvorenom);
  • „istoriju” i reputaciju lokala: da li je pouzdan i da li su oni koji su pre vas ovde nešto organizovali na kraju bili zadovoljni.

Što se tiče vremena u kom događaj treba da se desi, imajte na umu da su od ponedeljka do petka ljudi zaposleni ili na predavanjima i vežbama. Idealno, organizovaćete za vreme vikenda ili u utorak ili sredu – svi su još uvek relativno odmorni od vikenda, a poželeće neki vid zabave da prekrate radnu nedelju.

Učesnici, govornici i gosti

Učesnici i govornici su ključni deo programa, i zato počnite da ih tražite na vreme, kako biste ih „uhvatili” pre nego što naprave druge planove ili našli rezervnu varijantu. Najbolje bi bilo da ih kontaktirate 6 meseci pre događaja, kako biste im stavili do znanja da cenite njihovo vreme.

Govornik na specijalnom događaju

Birajte relevantne sagovornike, ali one koji poseduju dobre govorničke veštine i u stanju su da drže pažnju publike. Proučite njihova ranija gostovanja, saznajte šta im odgovara a šta ne i kakva bi satnica i raspored izlaganja bio najoptimalniji.

Takođe, informišite ih ko će još učestvovati, da ne dođe do neprijatne situacije ukoliko su te osobe u zavadi. Bilo bi idealno da ovo saznate pre nego što stupite u kontakt sa potencijalnim učesnicima, kako biste mogli da odredite ko vam je prioritet u slučaju da ne možete staviti određene ljude zajedno.

Najava i promocija događaja – kako privući ljude na događaj?

Iako su govornici i sam sadržaj koji nudite osnovna stvar koja će privući ljude na vaš događaj, postoje i druge stvari koje mogu poboljšati posećenost:

  • naučite ko je vaša ciljna grupa i kako doći do nje – ne gubite resurse na oglašavanje koje targetira ljude koje ta vrsta događaja uopšte ne zanima!
  • intenzivno reklamiranje – oglasite događaj na vreme, i periodično podsećajte ljude uz pomoć zanimljivih i interaktivnih objava na društvenim mrežama;
  • olakšajte pristup – odgovorite na sva potencijalna pitanja (ako treba i više puta), okačite mapu, detaljan raspored…

Organizacija i planiranje specijalnog događaja

Iskoristite potencijale za reklamiranje vašeg fakulteta – neka se PR služba fakulteta uključi u reklamiranje, a može pomoći i pri organizaciji događaja.

Struktura događaja – da sve ima prirodan tok

Ako je u pitanju višesatni događaj, znajte da će ljudi kako vreme prolazi sve više želeti da odu i da će im biti sve teže da zadrže pažnju, a neki imaju i obaveze u toku dana. U skladu sa tim planirajte i događaj – saznajte kada se održavaju predavanja i vežbe na fakultetima i potrudite se da ih eskivirate.

Govornik na predavanju

Ukoliko počinjete rano ujutru, ponudite prvo zabavnije i laganije sadržaje, za razbuđivanje. Ima i onih koji neće ni želeti da ustaju rano, pa u tom vremenskom okviru ne planirajte najvažnije događaje.

Ključna gostovanja i radionice ostavite za sredinu ili kraj programa, i imajte na umu da će učesnici koji nastupaju posle najvažnijih gostiju doći u neprijatnu situaciju da se svi raziđu jer više nisu zainteresovani za program.

Još neki saveti

Prošli smo neke od najvažnijih, ali ne i sve važne tačke organizacije događaja.

Još neke stvari na koje treba misliti su:

  • ketering: rezervišite na vreme odgovarajuću količinu hrane i pića, u zavisnosti od broja gostiju;
  • pozivnice: pravljenje event forme na fejsu vrlo je nepouzdano kao jedini način poziva gostiju; u opisu događaja, stavite kontakt za rezervacije i kupovinu ulaznica – manja je verovatnoća da se gosti neće pojaviti ako plate ulaznice unapred;
  • back – up varijante: od tehničke opreme do rezervnih gostiju i animacije – za sve morate imati plan B;
  • anketa za kraj: pošaljite gostima i učesnicima kratku anketu iz koje ćete naučiti šta su vaše jake strane, a šta treba unaprediti.

Organizacija događaja pri fakultetu uglavnom prolazi bez problema kada radite sa organizacijom: zaduženja su podeljena, dobro poznajete prilike među kolegama koje će posećivati događaj, a i studenti spadaju u najangažovanije kategorije.